Varangerhallen

Protokoll styremøte 29.03.2023

Til stede: Ole Stian Søyseth, Kristin Børresen, Marianne Nilsson, Thor Arne Rushfeldt, Jorid Kalvik (vara), Kristoffer Kjæreng-Amundsen, Stein Mathisen (tilstede på sak 1 og 2) og Lars Engerengen (tilstede på sak 1 og 2)
Referent: Kristoffer Kjæreng-Amundsen

Sak 1 Tilganger styret bør ha v/ tidligere styre

Stein Mathisen og Lars Engerengen presenterer oversikt over verktøy styret har tilgang til. Oversikten sendes til nytt styre og Stein begynner overføring av adminroller.
Kristoffer vil sørge for at opplæring i Poweroffice go kommer på plass.
Vedtak: styret er orientert

Sak 2 Møteplasser der styret bør være v/ tidligere styre

Styret bør møte i 17. mai-komite, Vadsø idrettsråd, årsmøte i fotballkretsen, årsmøte i Norges idrettsforbund. Bolyst-arrangement kommer til Vadsø i april. Norild ikke kontaktet enda.

Vedtak: Styret er orientert

Sak 3 Status Heia Vadsø søknader

Lars Engerengen legger inn e-sport søknad
Kristoffer legger søknad støtte til trenerveilederrollen og innkjøp av Veo-kamera
Ole Stian oppdaterer søknader om reisestøtte til turnerings- og seriespill og legger disse inn

Vedtak: Styret er orientert om status

Sak 4 Rollebeskrivelse sportslig utvalg, utstyrs- og anleggsgruppe, kommunikasjonsgruppe

Rollebeskrivelsene presenteres i møtet.

Sportslig utvalg
Mandat:
Holde sportsplan oppdatert, som inkluderer en utviklingsplan
Sikre rekruttering av spillere, trenere og dommere
Sikre kompetanseutvikling og forvalte budsjett til kompetanse
Lage årsmelding på sportslig aktivitet i klubben
Utarbeide forslag til og vedta treningstider
Forslå budsjett til kompetansetiltak for kommende år i desember til styret
Vedta retningslinjer for kampgjennomføring
Holde dreiebok for turneringsgjennomføring oppdatert
Behandle tilbakemeldinger/klager på trenere

Sammensetning:
Leder
Leder av utvalget. Organiserer møtevirksomheten i utvalget og møter ved styremøter. Holder oversikt over budsjett til kompetansetiltak. Lager en samlet kompetanseutviklingsplan. Ansvar for å iverksette prosesser for å holde sportsplan oppdatert.
Trenerveileder
Utarbeide et årshjul for aktiviteter. Ansvarlig for gjennomføring av trenerforum. Sørge for at trenere er oppdatert på sportsplan. Følge opp trenere i faglige og praktiske spørsmål. Bidra på utvikling av spillere sammen med spillerutvikler.
Spillerutvikler
Utarbeider et forslag til mental trening for spillere på ulike alderstrinn. Holde trenere oppdatert på øvelser som vil hjelpe spillere med mental trening og mentalt fokus. Bidra med fotballfaglige ekstratiltak utover lagsnivå.
Dommeransvarlig
Utvikle et forslag til årshjul for dommere som viser de mest sentrale aktivitetene. Utarbeide forslag til kompetanseplan for dommere. Sette opp årlige dommerkurs for ungdom på U15 og U17 nivå. Sørge for at unge dommere for veiledning og støtte under dømming av kamper.
Rekrutteringsansvarlig
Utarbeide forslag til rekrutteringsårshjul og holde hjulet årlig revidert og oppdatert. Sørge for at trenere og ressurspersoner i spillergruppene følger fastsatt årshjul. Spesielt til 1. klasse skal rekrutteringsansvarlig sørge for at skole distribuerer informasjon om første trening i august etter skolestart og sørge for at minst en annen trener i klubben kan sette i gang trening og veilede nye foreldretrenere i oppstarten.

Utstyrs- og anleggsgruppe
Mandat:
Forvalter klubbens anlegg herunder tribune og Norild-huset
Forvalter budsjett til innkjøp av utstyr
Forvalter budsjett til vedlikehold av anlegg
Foreslå budsjett til innkjøp av utstyr og vedlikehold til styret i desember
Vedta vedtekter og leiepris av Norild-huset
Lage oppdaterte rollebeskrivelser

Roller:
Bane- og tribuneansvarlig
Følger opp slodding av baner og sjekker tilstand ved behov. Følger opp at reklameplakater fra sponsorer er i orden. Lage en plan for vedlikeholdstiltak og gjøre nødvendige innkjøp innenfor budsjett. Sjekke at Varangerhallen er ryddig etter partnerskapsavtale, men skal ikke rydde selv.
Ansvarlig Norild-huset
Holde kontroll med booking av Norild-huset til møtevirksomhet. Fakturere eksterne leietakere. Inngå avtale med renholder som kan vaske ved behov. Lage en plan for gjennomføring av vedlikeholdstiltak og gjøre nødvendige innkjøp innenfor budsjett. Sørge for innkjøp av utstyr og forbruksmateriell til Norild-huset.
Innkjøp av utstyr senior
Lage en innkjøpsplan for utstyr og drakter til senior (a-lag og 5. divisjonslag) med forankring i gruppene. Ivaretar også innkjøp av bekledning til trenere. Sørger for at budsjett for innkjøp overholdes. Innehar fullmakt fra styret til å handle på sprett.net. Fullmakt må sendes fra styret til sprett.net.
Innkjøp av utstyr aldersbestemt
Lage en innkjøpsplan for utstyr og drakter til aldersbestemte lag med forankring i gruppene. Ivaretar også innkjøp av bekledning til trenere. Sørger for at budsjett for innkjøp overholdes. Innehar fullmakt fra styret til å handle på sprett.net. Fullmakt må sendes fra styret til sprett.net.

Kommunikasjonsgruppe
Mandat:
Sørge for at informasjon er tilgjengelig på nettsider og sosiale medier
Koordinere informasjon til medier
Utgi pressemeldinger
Fremme sportslige aktiviteter i klubben
Disponere budsjett til annonsering og nettsider
Foreslå budsjett til annonsering og informasjonsarbeid til styret i desember

Roller
Nettredaktør

Oppdaterer nettside med relevant informasjon og funksjonalitet, men unntak av nettbutikk som driftes av sprett.net. Legge ut artikler med informasjon fra klubb og sportslige aktiviteter.

SoMe-ansvarlig
Få inn bilde og tekst fra gruppene fra sportslig aktivitet. Sørge for at sportslige aktiviteter i klubben fremmes for Vadsø sin befolkning. Administrere Norilds facebook-side og facebook-gruppe. Administrere Norild sin instagram-konto. Administrere Spond og gi ut viktig informasjon til medlemmer via Spond. Gjennomføre facebook-annonsering ved behov.

Vedtak: Rollebeskrivelsene vedtas slik de er beskrevet. Beskrivelsene legges på hjemmeside i et org.kart. Styret går i gang med å forespørre aktuelle personer. Dersom man ikke får personer på plass ved direkte forespørsel, går man i neste omgang på facebook, nettside og spond med bred forespørsel.


Sak 5: Annonseinntekter

Forslag til profileringsprodukter legges frem i møtet. Profilering på nettsider, facebook, Varangerhallen og bekledning er også produkter som kan beskrives nærmere.
Det er viktig at Norild viser at inntekter på profilering går til klubben sin bredde.
Dokumenter vedrørende dette deles på google documents

Vedtak: Thor Arne jobber ut en bedriftsliste som i sin tur blir fordelt i styret i møte etter påske.

Eventuelt:

Neste styremøte settes til 12.04.2023. Det er usikkert hvor ofte det blir behov for styremøte, men det foreslås en gang i måneden. Behov for avgjørelser i mellom tas i styre-gruppe i Messenger og føres i protokoll ved neste styremøte.
Retningslinjer til Veo-cam utarbeides av Kristoffer til neste styremøte.

Publisert

Stikkord: